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檔案應用管理專區

 

業務簡介

檔案是政府機關依法執行公務過程中所產生的各項紀錄,它見證了時代的變遷與進展,是瞭解國家發展的重要資料,也是政府資訊公開重要的一環。檔案法於91年1月1日施行,本所為提高檔案管理效率,促進檔案開放及應用,發揮檔案功能,經綜合檢討現行作為與檔案法令相關規定,特於本所設檔案室,設置檔案管理人員1名,並建立檔案人員代理制度
 
一、檔案法制現況:
         檔案法民國91年1月1日與相關子法同步施行,其立法目 的有:
          健全機關檔案管理制度,提升檔專業人力及資源,機關設置專責單位及人員,編列檔案管案年度計畫及預算及培訓人員,建立檔案管理標準化作業,以統一規劃、集 中管理為原則,並運用電腦與資訊科技,使檔案管理作業由傳統
         人工整理方式,走向資訊化作業,促進檔案開放與運用、發揮檔案功能。
二、檔案管理實務:
 檔案管理作業包括:點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安 全維護、應用及其他作業與設施事項。
  1. 公文辦畢 五日內應歸檔,對於應歸檔而未歸檔案件應辦理稽催。
  2. 歸檔之案件由承辦人員編寫頁碼,公文欄位資料應予轉入與利用。
  3. 機關應依分類編案規範三年內訂定或修正檔案分類表(保存年限區分表)。
  4. 檔案結構:年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號。
  5. 注意檔案庫房安全及環境設施,重視事前規劃及防護。
  6. 控管庫房內溫溼度保值檔案資料。
  7. 檔案庫房檔案資料每年清理一次。
  8. 永久保存、鑑定、移轉,原則上在機關存置期間屆臨25年後辦理移轉。
  9. 定期保存、業務審查、(必要時鑑定)、史政機關檢還、銷毀,區1,3,5,10,15,20,25,30年八種定期保存年限,未逾法定保存年限或未依法定程序,不得銷毀。
三、檔案管理實務(二):
  1. 重視機密維護,承辦人應於公文敘明密等及保密期限或解密條件。
  2. 承辦人應於專用封套,慎重摘由或以代名代碼載明相關要項,並密封加蓋印章。
  3. 機密檔案應責成專人依機密等級分別保管,機密檔案目錄不彙送公布。
  4. 應隨時辦理解、降密檢討與依法辦理修正作業,絕對機密檔案不得複製。
  5. 應隨時辦理解屬永久保存且未解密者,仍依法定移轉年限辦理移轉。
  6. 檔案管理資訊化,辦理機關檔案管理資訊化作業,建置整合公文與檔案管理作業系統。
  7. 促進檔案開放應用,受理民眾申請,必要時七日內通知補正,三十日准駁通知
  8. 檔案閱覽抄複製收費標準:機關檔案閱覽抄錄每二小時20元,不足二小時以二小時計、各類型檔案復製依收費標準收費。
四、承辦人注意事項:
  1. 導守文書處理規定。
  2. 確實做到檔案點收要領。
  3. 踐履辦畢歸檔原則。
  4. 配合檔案應用資訊公開之要求。
五、結語:
        現階段檔案工作管理之目的,就近程方面而言:
        保存各機關 各項行政紀錄資料:就遠程觀點方面來看:維護國家歷史文化資產,以保存國家發展見證資產的基礎,積極推動檔案整合資訊作業,便利的應用環境,奠定政府檔案管理活水泉源。