業務簡介
檔案是政府機關依法執行公務過程中所產生的各項紀錄，它見證了時代的變遷與進展，是瞭解國家發展的重要資料，也是政府資訊公開重要的一環。檔案法於91年1月1日施行，本所為提高檔案管理效率，促進檔案開放及應用，發揮檔案功能，經綜合檢討現行作為與檔案法令相關規定，特於本所設檔案室，設置檔案管理人員1名，並建立檔案人員代理制度。
一、檔案法制現況：
檔案法民國91年1月1日與相關子法同步施行，其立法目 的有：
健全機關檔案管理制度，提升檔專業人力及資源，機關設置專責單位及人員，編列檔案管案年度計畫及預算及培訓人員，建立檔案管理標準化作業，以統一規劃、集 中管理為原則，並運用電腦與資訊科技，使檔案管理作業由傳統
人工整理方式，走向資訊化作業，促進檔案開放與運用、發揮檔案功能。
二、檔案管理實務：
檔案管理作業包括：點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安 全維護、應用及其他作業與設施事項。
- 公文辦畢 五日內應歸檔，對於應歸檔而未歸檔案件應辦理稽催。
- 歸檔之案件由承辦人員編寫頁碼，公文欄位資料應予轉入與利用。
- 機關應依分類編案規範三年內訂定或修正檔案分類表（保存年限區分表）。
- 檔案結構：年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號。
- 注意檔案庫房安全及環境設施，重視事前規劃及防護。
- 控管庫房內溫溼度保值檔案資料。
- 檔案庫房檔案資料每年清理一次。
- 永久保存、鑑定、移轉，原則上在機關存置期間屆臨25年後辦理移轉。
- 定期保存、業務審查、（必要時鑑定）、史政機關檢還、銷毀，區1,3,5,10,15,20,25,30年八種定期保存年限，未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。
三、檔案管理實務（二）：
- 重視機密維護，承辦人應於公文敘明密等及保密期限或解密條件。
- 承辦人應於專用封套，慎重摘由或以代名代碼載明相關要項，並密封加蓋印章。
- 機密檔案應責成專人依機密等級分別保管，機密檔案目錄不彙送公布。
- 應隨時辦理解、降密檢討與依法辦理修正作業，絕對機密檔案不得複製。
- 應隨時辦理解屬永久保存且未解密者，仍依法定移轉年限辦理移轉。
- 檔案管理資訊化，辦理機關檔案管理資訊化作業，建置整合公文與檔案管理作業系統。
- 促進檔案開放應用，受理民眾申請，必要時七日內通知補正，三十日准駁通知。
- 檔案閱覽抄複製收費標準：機關檔案閱覽抄錄每二小時20元，不足二小時以二小時計、各類型檔案復製依收費標準收費。
四、承辦人注意事項：
- 導守文書處理規定。
- 確實做到檔案點收要領。
- 踐履辦畢歸檔原則。
- 配合檔案應用資訊公開之要求。
五、結語：
現階段檔案工作管理之目的，就近程方面而言：
保存各機關 各項行政紀錄資料：就遠程觀點方面來看：維護國家歷史文化資產，以保存國家發展見證資產的基礎，積極推動檔案整合資訊作業，便利的應用環境，奠定政府檔案管理活水泉源。