一、受理：
(一)以書面陳情者，應載明姓名、聯絡方式及具體事項，交本所收發收文。
(二)口頭抱怨或現場表達不滿，將陳情人姓名、聯絡方式及陳述內容詳予記載民眾抱怨申請表，並向陳情人朗讀或使閱讀後請簽名，以做後續追蹤。但有特殊情形者除外。
二、分文：
(一)書面陳情案件由收發負責分文，並登錄人民陳情案件以供研考列管。
三、列管：
各類民眾抱怨案件均分別由本所研考列管，追蹤處理期限。
四、回復：
（一）書面陳情處理時限不得超過十四日。口頭抱怨或現場表達不不滿，應當場處理，提供舒解機制為原則，並以正式文書回復。首長信箱處理時限不得超過七日。
（二）陳情案件，法規另訂有處理期限，或各類案件經簽奉主任核准訂有處理限期者依其規定。
（三）因案情複雜致未能在規定期限辦結者，應將展延理由、辦理期限函復陳情人。
（四）答復人民陳情案件時，應針對案情內容敘明具體處理意見及法規依據，以簡明、肯定之文字答復陳情人。
五、結案：
書面陳情案件以具體函復陳情人，口頭抱怨或現場表達不滿，於獲得改善為結案。首長信箱以具體內容電子函復為結案。
六、其他：
人民陳情案件有下列情形之一者，得不予受理，但仍應登記，以利查考：
（一）無具體內容、未具姓名或住址者。
（二）同一事由，經予適當處理，並已明確答復後，而仍一再陳情者。
（三）經查證所留姓名、住址、聯絡電話或電子郵件住址屬偽冒、匿名虛報或不實者。
（四）非陳情事項之主管機關，接獲陳情人以同一事由已分向各主管機關陳情者。